Cloudbasierte Projektmanagement-Tools speichern personenbezogene Daten: Namen von Mitarbeitern und Kunden, Kommentare, Dateien und manchmal sensible Geschäftsinformationen. Für Unternehmen in Deutschland und der EU ist die Frage der DSGVO-Konformität daher nicht optional, sondern Voraussetzung für den produktiven Einsatz.
Datenstandort und Auftragsverarbeitung
Der erste Prüfpunkt ist der Speicherort der Daten. Viele SaaS-Anbieter bieten EU-Rechenzentren an — teils als Standard, teils als kostenpflichtige Option. Entscheidend ist, dass die Daten tatsächlich in der EU verarbeitet werden und nicht über US-Server laufen, sofern kein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist.
Parallel muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit dem Cloud-Anbieter abgeschlossen werden. Dieser regelt, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen der Anbieter ergreift.
Zugriffsrechte und Rollenkonzepte
Projektmanagement-Systeme enthalten oft vertrauliche Informationen. Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept stellt sicher, dass Mitarbeitende nur die Daten sehen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Externe Partner erhalten eingeschränkten Zugang über Gast-Accounts oder dedizierte Projektportale.
Bei der Konfiguration achten wir darauf, dass sensible Felder geschützt, Exportfunktionen kontrolliert und Audit-Logs aktiviert sind, um nachvollziehen zu können, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
Datenschutz-Folgenabschätzung
In bestimmten Fällen ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich — etwa wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden oder wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte betroffener Personen birgt. Auch im Projektmanagement-Kontext kann dies relevant sein, zum Beispiel bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder umfangreichen Mitarbeiterdaten.
Praktische Empfehlungen
Unternehmen sollten vor der Tool-Einführung eine Checkliste abarbeiten: Datenstandort prüfen, AV-Vertrag abschließen, Rollenkonzept definieren, Löschkonzepte festlegen und Mitarbeitende schulen. Die reine technische Einführung ohne datenschutzrechtliche Begleitung birgt erhebliche Risiken.
Vism Europa UG integriert Datenschutzaspekte von Anfang an in jedes Implementierungsprojekt. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen und DSFA-Dokumentation.